1. Duidelijkheid coachstructuur: De recent ingevoerde coachstructuur moet worden verbeterd. De op papier uitgewerkte verantwoordelijkheden, zijn in de praktijk onduidelijk. Gebrek aan vertrouwen tussen ploegen en coachkaders zorgt voor een ‘eilandjescultuur’.

⇒Oplossing 1: Duidelijke functieprofielen voor alle lagen van de coachstructuur in het competitie- en wedstrijdroeien. Op die manier wordt het duidelijk voor prof-, hoofd- en sectiecoaches wat zijn/haar verantwoordelijkheden en taken zijn. Deze moeten voor alle leden zichtbaar zijn.

⇒Oplossing 2: Er komt een (professionele) verantwoordelijke voor de handhaving van afspraken in de coachvergadering. Coachen op Argo is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Een beginnend bestuur als handhaver is niet voldoende gebleken.

2. Profcoach: Het is onduidelijk wat de rol van de profcoach is, mede door het ontbreken van een functieprofiel. Hierdoor is het mandaat en de verantwoordelijkheid van de profcoach niet duidelijk.

Oplossing 1: Er moet een heldere functieomschrijving voor de profcoach komen, mét duidelijke evaluatiemomenten. Hierin wordt het mandaat van de profcoach vastgelegd.

⇒Oplossing 2: Het huidige aantal profcoachuren, 16, is veel te weinig. Er moet een tweede (fulltime) profcoach worden aangesteld, zodat de wedstrijdploegen, (top)competitieploegen en coaches beter begeleidt kunnen worden. De profcoaches zijn de handhaver in de coachvergadering, bepalen het roeibeleid en leiden coaches op. Voor het uitvoeren van de huidige taken en de nieuwe taken zijn fors meer uren nodig.

3. Opleiding coaches: Coaches worden onvoldoende opgeleid. Goede coaching is essentieel voor een betere roeitoekomst. De profcoach heeft te weinig uren om de overige Argo-coaches voldoende op te leiden.

⇒Oplossing 1: Reflectie/opleidings/evaluatiemomenten voor coaches. Op deze manier blijven coaches zich verbeteren.

⇒Oplossing 2: Meer profcoachuren, zodat beginnende coaches beter kunnen worden opgeleid en meer feedback krijgen.

Oplossing 3: Duidelijkheid over waar (beginnende) coaches zich op moeten focussen bij het coachen van een ploeg (bv dmv Online Coach Platform). Dit moet centraal bepaald worden.

4. Duidelijkheid over opties en doelen: Aan het begin van het seizoen moet duidelijk zijn wat het doel is van een ploeg. Er stoppen veel wedstrijd- en competitieroeiers tijdens of na de zomervakantie door gebrek aan duidelijkheid over het nieuwe seizoen. Er is onvoldoende structuur aan het begin van het seizoen (wisseling bestuur, start collegejaar, nieuwe groep coaches), waardoor veel roeiers stoppen. Het is nu onduidelijk wie deze verantwoordelijkheid op zich neemt.

Oplossing 1: Overzicht maken van opties en doelen voor roeiers en deze zichtbaar maken (rekening houdend met aantal roeiers, blikken, taarten, talent, enz.).

Oplossing 2: Voor de terugkomdag in augustus is het coachkader en zijn de mogelijke doelen duidelijk. Zo kunnen roeiers al voor het begin van het academisch jaar gericht gaan trainen.

⇒Oplossing 3: Evaluatiemoment voor wedstrijd- én competitieroeiers voor en na de zomervakantie. Tijdens deze meeting wordt besproken wat de opties zijn voor verschillende roeiers, wie de coachkaders gaat leiden, wat er verwacht wordt qua training tijdens de zomervakantie/najaarsperiode.

5. Ontbreken topsportcultuur/wedstrijdcultuur: Er mist op Argo een topsportcultuur. We bagatelliseren prestaties van onze roeiers en zijn niet trots op onze vereniging. De focus ligt dan ook te weinig op hard roeien.

Oplossing 1: Zorg voor meer interne competitie. Maak resultaten van ergometertesten openbaar. Geef competitieploegen een nummer (heren 1, 2, 3 etc) op rangorde ipv een ludieke naam.

Oplossing 2: Het vieren van succes d.m.v. betere communicatie naar leden over prestaties. Prestaties noemen op verenigingsavonden, het maken van een Hall of Fame van Argonauten en het ophangen van een wedstrijd/competitie prestatiebord vallen hieronder.

6. Meten tijdens trainingen: Er worden op dit moment te weinig gegevens bijgehouden van de wedstrijdploegen. Hierdoor is de fysieke gesteldheid van roeiers moeilijk te monitoren.

Oplossing 1: Gezamenlijke trials. Door vaste, centrale meetmomenten in te plannen voor wedstrijd- en competitieploegen is er meer onderlinge concurrentie en kan er worden bepaald of een boot goed genoeg is om het seizoen in te gaan.

⇒Oplossing 2: Op elkaar afgestemde trainingsschema’s van de wedstrijdgroep. Er moet een verenigingsbreed beeld komen van hoe er getraind moet worden. Elke roeier weet waar en wanneer er gemeten wordt.

7. Instroom eerstejaars: Vergeleken met succesvolle studentenverenigingen (Nereus, Laga, Gyas) ontvangt Argo in absolute aantallen minder aanmeldingen. Van ongeveer 300 aanmeldingen neemt Argo een vast aantal van 250 eerstejaars aan, waarvan er ongeveer 220 lid worden. Het lukt ons onvoldoende om mensen met roeipotentie te binden aan Argo (topsportachtergrond, jeugdroeiervaring)

Oplossing 1: Ieder afroeiploegje moet een wedstrijd- en competitiecoach hebben. Zo komen alle eerstejaars in aanraking met wedstrijdroeien.

Oplossing 2: Trots uitstralen tijdens de AID, wedstrijdroeiers laten zien/roeien tijdens de AID. Pro-actievere AAPjes die sporters eruit pikken.

Oplossing 3: De top van het jeugdroeien aanschrijven voor het begin van het seizoen met uitleg over de mogelijkheden voor toproeien op Argo.

De vereniging is vervolgens aan de slag gegaan met de Vital Few. De vereniging geeft in de Vital Few duidelijk aan dat de grootste beperking voor de prestaties in het competitie- én wedstrijdroeien op het coachvlak ligt. De bovenstaande oplossingen met een  pijl ervoor hebben allen te maken met een tekort aan profcoaching. Hier is, na het inwinnen van veel advies door het bestuur, een plan voor geschreven. Argo gaat een fulltime Profcoach inhuren.

Op dit moment beschikt Argo over de volgende professionele begeleiding:

– Profcoach WUR, 0.4 FTE (16 uur per week).Heeft het volgende taakpakket heeft:

• Begeleiding alle wedstrijdploegen (+/- 60 personen)
• Begeleiding top-competitieploegen (+/- 45 personen)
• Opleiding coaches
• Roeibeleid uitzetten
• Coachvergadering leiden

– Krachttrainer 1 WUR , 0.1 FTE (4 uur per week). Voert de volgende taken uit:

• Leiden van de zaaltrainingen voor eerste en tweedejaars wedstrijdroeiers
• Leiden van de krachttraining voor ouderejaars wedstrijdroeiers

– Krachttrainer 2 WUR, 0,1 FTE (4 uur per week). Voert de volgende taken uit:

• Leiden van de competitiezaaltrainingen

Deze drie trainers zijn allen in dienst bij De Bongerd, het sportcentrum van de universiteit. Ze worden alle drie betaald door de universiteit.

De laatste jaren is gebleken dat, mede door de groei van de vereniging, de 16 uur die de huidige Profcoach per week ter beschikking heeft te weinig is om zijn taken adequaat uit te kunnen voeren.

Argo gaat een fulltime extra profcoach inhuren voor een periode van vijf jaar. Deze persoon gaat in samenwerking met de huidige profcoach:

• Roeibeleid en trainingsmethoden vastleggen
• Competitie- en wedstrijdcoaches opleiden
• Leidinggeven aan de coachvergadering
• Eerstejaars wedstrijdploegen begeleiden
• Top- competitieploegen begeleiden

De exacte functieprofielen van de twee profcoaches worden in juni gepresenteerd op de Argo-ALV.

De profcoaches zullen worden aangestuurd en geëvalueerd door de RTC (RoeiTechnische Commissie). Deze groep bestaat uit tenminste de competitie- en wedstrijdcommissaris h.t., één persoon met kennis over het leiden van een organisatie en twee personen die beschikken over ruime coachervaring. De taken, verantwoordlijkheden en bevoegdheden van de RTC zullen op de Argo-ALV van juni worden gepresenteerd, evenals de zittingstermijn van de leden.

De profcoach zal in dienst worden genomen via een payrollconstructie. Dit betekent dat de profcoach via een externe partij in dienst komt bij Argo. Hier kan worden gedacht aan Randstad, het payrollbedrijf waar de WUR mee samenwerkt of de Gelderse Sportfederatie

Het volgende tijdspad zal worden aangehouden:

• 16 Mei 2018: Akkoord van de Argo ALV voor het aanstellen van een tweede profcoach en de financiële consequenties die hieraan verbonden zijn.
• 1 juni Publicatie en verspreiding vacature.
• 27 juni: Presentatie functieprofielen profcoaches, takenpakket RTC op de ALV. Definitief beslismoment; krijgt oud-Argo de financiering rond?
• Juni/juli sollicitaties
• Augustus: sollicitant aannemen
• September: Profcoach treedt in dienst

Het in dienst nemen van de profcoach per september is een streven. De prioriteit ligt bij het vinden van een geschikte kandidaat, niet bij het halen van de ‘deadline’.

Voor het inhuren van een ervaren profcoach is €60.000,- euro per jaar nodig. Argo brengt €30.000,- bij elkaar brengen d.m.v. het doorvoeren van een forse contributieverhoging.

Het oud-Argobestuur heeft enthousiast gereageerd op dit plan van Argo en het streven uitgesproken de resterende €30.000,- euro bij elkaar te brengen. Dit wordt gedaan door het vragen van periodieke schenkingen aan oud-leden.

De RTC voert de volgende taken uit:

• Leidinggeven aan het werven van een fulltime profcoach in 2018, evenals de werving van profcoaches in de toekomst
• Het ontwikkelen van de roeivisie en coachbeleid samen met de profcoaches. Deze visie behelst de verschillende wedstrijdroeiniveau’s, evenals plannen voor de competitiesectie van Argo
• Evalueren van de twee profcoaches
• Op de hoogte blijven van het functioneren van de twee profcoaches
• Het aanspreekpunt voor coaches bij uitzonderlijke, inhoudelijke problemen met één van de twee profcoaches

De RTC is verantwoordelijk voor het functioneren van de twee profcoaches en is bevoegd de profcoaches namens de vereniging aan te sturen.

De opstartfase van de RTC vraagt een forse tijdsbesteding (meerdere dagdelen per maand) van de RTC-leden, aangezien de sollicitatieprocedure doorlopen zal worden en er samen met de profcoaches roeibeleid bepaald wordt. Daarna zal in het eerste jaar iedere 3 maanden een gesprek tussen de profcoaches en de RTC plaatsvinden.

Argo is al jaren sterk aan het groeien in ledenaantallen. Dit komt deels door de forse groei van de universiteit, maar Argo groeit tevens harder dan de andere studentenverenigingen. Volgens de planners van de WUR wordt de universiteit tot 2025 nog 1.5 keer zo groot als nu.

De groei van Argo betekent dat er meer financiën beschikbaar komen. Dit komt deels door de stijging van de contributie, maar ook door de stijgende barwinst (in 2013-2014 was de barwinst €24.000,-, in 2016-2017 €53.000,-). Verder zorgt de aantrekkende economie voor meer inkomsten uit sponsoring en roeiclinics.

We verwachten dat we over 5 jaar dermate door zijn gegroeid dat we nog eens €30.000,- per jaar vrij kunnen maken

We verwachten dat met de groei van de vereniging, deze profcoachuren ook over 5 jaar nodig blijven. Dit zien we ook bij collega-verenigingen, waar het roeiniveau hoger is. Investeren in professionele coaching zien we dus als een structurele ‘must’, niet als iets tijdelijks.

Er is een RoeiTechnische Commissie (RTC) opgericht waarin 5 personen (o.a. enkele oud-leden) zitten die in ieder geval over de volgende expertise beschikken: uitgebreide coachervaring, kennis en ervaring in het leiden van een organisatie en roeitechnische kennis. In deze groep zit per definitie altijd iemand uit het bestuur.

Het meenemen van coaches in dit plan, hebben we vanaf het begin van dit proces gedaan. Dit seizoen zijn er verschillende inputavonden geweest, waar (ervaren) wedstrijdcoaches actief aan hebben deelgenomen. Het plan voor het inhuren van een tweede profcoach komt uit deze inputavonden. Hiermee komt het plan deels uit de coaches, waardoor er voldoende draagvlak is voor deze stap.

Eén van de personen die namens het bestuur in de RTC zit (de wedstrijdcommissaris of de competitiecommissaris) zal de organisatorisch zaken voor de RTC regelen. Hier heeft het bestuur tijd voor.